MAKALAH
BIDANG KOMUNIKASI
Disusun Oleh :
v Alda Putri Risnanti
v Aprilia
v Hana Santia
v Nurul Septrilianti
v Wanda Aditya
Kelas : XI PM 2
SMK TRI DHARMA 4 BOGOR
2017
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Mengapa komunikasi
penting dalam suatu organisasi ? Pertanyaan ini kerap dilontarkan oleh mereka
yang perhatian terhadap kajian fenomena komunikasi maupun mereka yang tertarik
pada gejala-gejala keorganisasian. Dalam kenyataan masalah komunikasi senantiasa
muncul dalam proses pengorganisasian. Komunikasi mempunyai andil membangun
iklim organisasi, yang berdampak kepada membangun budaya organisasi, yaitu
nilai dan kepercayaan yang menjadi titik pusat organisasi. Tujuan komunikasi
dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian
(mutual understanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka
referensi, maupun dalam pengalaman.
B.
Rumusan Masalah
1. Mendefinisikan
komunikasi dan menyebutkan keempat fungsi komunikasi
2. Mendeskripsikan
proses komunikasi
3. Membandingkan ketiga
jenis umum jaringan kerja kelompok kecil
4. Menyebutkan
rintangan-rintangan yang biasanya menghambat komunikasi yang efektif
5. Mengidentifikasi
isu-isu terbaru komunikasi
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Komunikasi
Komunikasi dalam
organisasi merupakan proses penyampaian informasi yang akurat dan pemahaman
atas informasi dari suatu unit (pengirim) ke unit yang lain (penerima) tidak
hanya vital dalam perumusan tujuan organisasi, tetapi juga merupakan peralatan
dan sarana penting melalui kegiatan organisasi.
Komunikasi adalah satu usaha
praktek dalam mempersatukan pendapat-pendapat, ide-ide, persamaan pengertian
dan persatuan kelompok.
Aktifitas komunikasi
memiliki ruang lingkup yang sangat luas. Apabila kajian komunikasi dihubungkan
dengan organisasi timbul suatu kajian tentang komunikasi organisasi. Organisasi
merupakan salah konteks penting dalam komunikasi.
B. Fungsi-fungsi Komunikasi
Komunikasi menjalankan
empat fungsi utama dalam organisasi atau perusahaan yaitu:
1. Pengendalian
Fungsi komunikasi ini
untuk mengendalikan perilaku anggota dengan beberapa cara. Setiap organisasi
mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh pegawai.
2. Motivasi
Komunikasi memperkuat
motivasi dengan menjelaskan ke para pegawai apa yang harus dilakukannya.
3. Pengungkapan
emosi
Komunikasi yang terjadi
di dalam kelompok atau organisasi merupakan mekanisme fundamental dimana para anggota
menunjukkan kekecewaan dan kepuasan. Oleh karena itu, komunikasi memfasilitasi
pelepasan ungkapan emosi perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.
4. Informasi
Komunikasi memberikan
informasi yang diperlukan dan kelompok untuk mengambil keputusan melalui
penyampaian data guna mengenali dan mengevaluasi pilihan-pilihan alternatif.
C.
Proses Komunikasi
Proses komunikasi
adalah langkah-langkah di antara seorang sumber dan penerimanya yang
menghasilkan transfer dan pemahaman makna. Pesan tersebut disampaikan dari
seorang pengirim kepada seorang penerima. Ia disandikan dengan cara diubah
menjadi suatu bentuk simbolis dan dialihkan melalui perantara (saluran) kepada
penerima, yang lalu menerjemahkan ulang (membaca sandi ) pesan yang diberikan
pengirim.
1) Pengirim
pesan (sender) dan isi pesan / materi
Pengirim pesan adalah
orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan
dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang
dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan
oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif
bila diorganisir secara baik dan jelas.
2) Simbol
/ isyarat
Pada tahap ini pengirim
pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang
lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata,
gerakan anggota badan (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan
penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku
atau menunjukkan arah tertentu.
3) Media
/ penghubung
Adalah alat untuk
penyampaian pesan seperti : TV, radio, surat kabar, papan pengumuman, telepon,
dan lainnya. Pemilihan ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan
disampaikan, jumlah penerima pesan dan situasi.
4) Mengartikan
kode / isyarat
Setelah pesan diterima
melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan harus
dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti
atau dipahaminya.
5) Penerima
pesan
Penerima pesan adalah
orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam bentuk code atau
isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim
6) Balikan
(feedback)
Balikan adalah isyarat
atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun
nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya
terhadap si penerima pesan. Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah
pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat.
7) Gangguan
Gangguan bukan
merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam
proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang
mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi
sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang diterimanya.
D.
Arah Komunikasi
Menurut Stephen P.
Robbins (2006), komunikasi dapat mengalir secara vertikal dan horizontal.
Dimensi vertikal dapat dibagi menjadi arah ke bawah dan ke atas.
A.
Ke Bawah
Komunikasi ke bawah
yaitu komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam kelompok atau organisasi
ke tingkat yang lebih bawah. Misalnya para manajer yang berkomunikasi dengan
para bawahannya. Pola ini biasanya digunakan oleh para manajer atau pemimpin
kelompok untuk menetapkan sasaran, memberikan instruksi pekerjaan,
menginformasikan kebijakan dan prosedur ke bawahan, menunjukkan masalah yang
memerlukan perhatian, dan mengemukakan umpan balik tentang kinerja.
B.
Ke Atas
Komunikasi ke atas
yaitu komunikasi yang mengalir ke tingkat yang lebih tinggi dalam kelompok atau
organisasi. Komunikasi ini digunakan untuk memberikan umpan balik ke atasan,
menginformasikan mereka mengenai kemajuan ke sasaran, dan menyampaikan
masalah-masalah yang dihadapi. Komunikasi ke atas menyebabkan para manajer
menyadari perasaan para karyawan terhadap pekerjaannya, rekan sekerjanya, dan
organisasi secara umum. Dengan komunikasi ke atas juga manajer dapat mendapatkan
gagasan untuk memperbaiki kondisi yang dihadapi.
C.
Lateral (Horizontal)
Komunikasi horizontal
yaitu komunikasi yang terjadi antara anggota kelompok kerja yang sama, baik
antar sesama pekerja ataupun antar sesama manajer. Komunikasi horizontal berfungsi
untuk menghemat waktu dan memudahkan koordinasi. Dalam beberapa kasus, hubungan
horizontal ini memberlakukan sanksi formal. Seringkali hubungan ini diciptakan
secara informal utuk mempersingkat hierarki vertical dan mempercepat tindakan.
E. Jenis-Jenis Komunikasi
1. Komunikasi Antar Pribadi
Menurut Stephen P.
Robbins, komunikasi antar pribadi dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:
a)
Komunikasi Lisan
Sarana utama satu
individu melakukan komunikasi dengan individu lainnya adalah melalui lisan
dengan cara berbicara, berpidato, mengobrol, diskusi kelompok dan lain
sebagainya. Salah satu keuntungan dari komunikasi lisan adalah kecepatan dalam
umpan balik yang dihasilkannya. Pesan verbal dapat disampaikan dan tanggapan
diterima dalam waktu yang relatif singkat. Jika penerima merasa tidak yakin
dengan pesan itu, umpan balik yang cepat memungkinkan deteksi dini oleh
pengirim dan karenanya memungkinkan koreksi dini.
b)
Komunikasi Tulisan
Dalam kehidupan
sehari-hari, kita sudah terbiasa melakukan komunikasi secara tertulis. Diantara
media yang sering digunakan untuk melakukan komunikasi tertulis ini diantaranya
memo, surat, email, fax, sms, laporan berkala organisasi, pengumuman di papan,
bulletin dan alat-alat lain yang dikirimkan via kata-kata secara tertulis.
Salah satu keuntungan
penggunaan komunikasi tulisan ini adalah karena komunikasi tulisan ini berwujud
dan dapat dibuktikan atau dapat dijadikan sebagai bukti. Umumnya, baik pengirim
maupun penerima memiliki catatan komunikasi. Pesan dapat disimpan dalam
waktuyang lama. Jika ada pertanyaan mengenai isi pesan tersebut, maka secara
referensi dicatat dan dapat dijadikan rujukan untuk referensi selanjutnya.
c)
Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal
adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan
arti pada komunikasi verbal. Yang termasuk komunikasi non verbal :
a. Ekspresi wajah
Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi
wajah cerminan suasana emosi seseorang.
b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan
mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang
tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk
memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan
kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya.
c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih
bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian
yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat
dilakukan melalui sentuhan.
d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri
dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan
merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.
e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu
ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila
dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis
atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.
f. Gerak isyarat, adalah
yang dapat mempertegas pembicaraan. Menggunakan isyarat sebagai bagian total
dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara
menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk
menghilangkan stres.
F. Komunikasi Organisasi
Menurut Stephen P.
Robbins, komunikasi organisasi ini dapat digolongkan menjadi komunikasi
jaringan formal, selentingan, dan mekanisme dengan bantuan komputer yang
digunakan oleh organisasi untuk memudahkan komunikasi.
a. Jaringan kelompok kecil formal
Jaringan organisasi
formal ini bisa jadi sangat rumit, karena bisa jadi mencakup ratusan orang atau
puluhan tingkat hierarki. Stephen P. Robbins menyederhanakan jaringan formal
ini kedalam tiga kelompok kecil yang umum yang masing-masing terdiri dari lima
orang. Tiga jaringan ini adalah rantai, roda, dan semua saluran.
Rantai secara tegas
mengikuti rantai komando yang formal. Jaringan ini hampir sama dengan saluran
komunikasi yang mungkin kita temukan dalam organisasi dengan tiga tingkatan
yang kaku. Roda mengandalkan tokoh sentral yang bertindak sebagai saluran pusat
untuk semua komunikasi kelompok. Jaringan ini merangsang jarinan komunksi yang
akan kita temukan dalam tim dengan pemimpin yang kuat. Jaringan semua saluran
memungkinkan semua anggota kelompok untuk secara aktif untuk saling
berkomunikasi. Jaringan semua saluran ini mungkin paling sering dicirikan dalam
praktik yang sering dilakukan oleh tim swa kelola, dimana semua anggota
kelompok bebas memberikan kontribusi dan tidak ada satu orang pun yang
mengambil peran sebagai seorang pemimpin.
b. Selentingan
Selentingan mempunyai
tiga karakteristik utama, yaitu:
1)
Selentingan tidak dikendalikan oleh manajemen.
2)
Selentingan dipersepsikan oleh kebanyakan karyawan sebagai sumber informasi
yang paling dapat dipercaya dan andal daripada informasi formal yang diumumkan
oleh manajemen puncak.
3)
Sebagian besar selentingan digunakan untuk melayani kepentingan sendiri dari
orang-orang di dalamnya.
Selentingan merupakan
bagian penting dari komunikasi kelompok atau organisasi. Selentingan
menunjukkan kepada para manajer isu-isu yang membingungkan yang dianggap oleh
para karyawan dianggap penting dan memicu kecemasan. Oleh karena itu,
selentingan bertindak sebagai filter dan sebagai mekanisme umpan balik, yang
mengumpulkan isu-isu yang dianggap relevan oleh para karyawan. Dan yang lebih
penting lagi yaitu dari perspektif manajerial, adanya kemungkinan menganalisis
informasi selentingan dan meramalkan arahnya.
c. Komunikasi dengan bantuan komputer.
Fasilitas untuk melakukan komunikasi dengan bantuan teknologi komputer ini,
diantaranya :
1.
Elektronik Mail (E-Mail)
E-Mail merupakan surat
elektronik menggunakan internet dan diperkaya dengan teknologi yang dibantu
komputer. Banyak manfaat yang bisa diperoleh dengan menggunakan e-mail ini,
yaitu pesan e-mail dapat ditulis, diedit, dan disimpan dengan cepat.
Pesan-pesan yang dikirim melalui e-mail dapat didistribusikan dan dikirim
kepada satu atau ribuan orang hanya dalam satu kali pengiriman. Dan keuntungan
lainnya yaitu biaya yang dikeluarkanpun relatif murah.
2.
Hubungan Internet dan Ekstranet
Internet adalah
jaringan informasi privat di seluruh organisasi yang berfungsi seperti situs
web tetapi hanya bisa diakses oleh orang dalam. Dengan menggunakan jaringan
internet ini suatu organisasi dapat berhubungan dengan mudah, cepat, dan murah
baik dengan sesama anggotanya ataupun dengan anggota atau perusahaan-perusahaan
lain dalam menjalankan aktivitas organisasi/kelompoknya.
3.
Konferensi Video
Konferensi video adalah
perluasan system internet dan ekstranet. Konfeensi video memungkinkan anggota
suatu kelompok/organisasi bertemu dengan anggota organisasi lain dalam tempat
yang berbeda. Gambar yang diperlihatkan dalam video memungkinkan mereka untuk
saling berkomunikasi.
G. Hambatan Komunikasi yang Efektif
Stephen P. Robbins
(2006), mengatakan bahwa ada enam hal yang dapat menyebabkan komunikasi menjadi
tidak efektif, yaitu:
1. Penyaringan
Hambatan yang pertama
dalam komunikasi adalah penyaringan. Penyaringan merupakan suatu proses komunikasi dimana tidak semua
informasi disampaikan. Hanya informasi yang dirasa perlua dan menguntungkan
saja yang disampaikan. Tetapi sekiranya informasi itu akan mendatangkan
kerugian maka informasi tersebut tidak seutuhnya atau bahkan tidak sama sekali
disampaikan.
Sebab utama dari
penyaringan adalah karena adanya jumlah level dalam struktur organisasi.
Semakin vertical level dalam hierarki organisasi, semakin banyak terjadinya
peluang penyaringan. Factor-faktor seperti ketakutan menyampaikan kabar
burukdan keinginan untuk menyenangkan atasan sering menyebabkan seseorang untuk
memberi informasimengenai apa yang mereka pikiringin didengarkan oleh atasan
mereka. Kondisi seperti ini mendistorsi komunikaso ke atas.
2. Persepsi selektif
Biasanya penerima dalam
proses komunikasi secara selektif menerima dan mendengar berdasarkan kebutuhan,
motivasi, pengalaman, latar belakang, dan karakteristik personal lainnya. Para
penerima juga menjelaskan minat dan harapan mereka ke dalam proses komunikasi.
Dengan adanya persepsi selektif ini memungkinkan bagi kita untuk tidak melihat
realitas tetapi menafsirkan apa yang kita lihat dan menyebutnya sebagai
realitas.
3. Informasi berlebih
Dalam proses komunikasi
adakalanya seseorang menambah atau mengurangi informasi yang diddapat dan
disampaikannya. Hal ini dikarenakan kapasitas seseorang untuk mengolah data
terbatas. Sehingga ketika informasi yang diterima oleh seseorang melebihi
kapasitasnya yang dapat mereka pilah dan gunakan maka orang akan cenderung
menyeleksi, mengabaikan, melewati, atau melupakan informasi tersebut atau
menghentikan pengolahan sampai situasi berlebih itu lewat. Tidak peduli apakah
akibatnya kehilangan informasi ataupun komunikasi yang efektif.
4. Emosi
Emosi dapat
mempengaruhi komunikasi. Misalnya pesan yang diterima seseorang ketika ia
sedang marah atau kesal dibandingkan dengan ketika ia sedang senang atau ceria
akan berbeda tingkat keefektifan komunikasinya.
5. Bahasa
Dalam bahasa yang kita
gunakan sehari-hari, kerap kali ada kata yang bisa mengandung banyak makna
ketika diucapkan. Usia, pendidikan, dan latar belakang budaya merupakan tiga
dari variable-variabel yang begitu mempengaruhi bahasa yang digunakan seseorang
dan definisi yang diberikan ke kata-kata itu.
6. Kegelisahan komunikasi
Menurut Stephen P. Robbins (2006), diperkirakan 5-20% dalam populasi
menderita kegelisahan atau kecemasan dalam melakukan komunikasi. Seringkali
orang merasa takut ketika berbicara di depan umum. Mereka mengalami ketegangan
dan kecemasan yang tidak pada tempatnya baik dalam komunikasi lisan maupun
tulisan. Berbagai studi menunjukkan bahwa orang seperti itu selalu menghindari
situasi yang menuntut mereka terlibat dalam komunikasi.
BAB III
PENUTUP
PENUTUP
Kesimpulan
Komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar sebagai
berikut : pengirim pesan, penerima pesan dan pesan. Semua fungsi manajer
melibatkan proses komunikasi. Proses komunikasi dimulai dengan adanya pengirim
pesan yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang agar dapat dipahami
sesuai apa yang ia sampaikan. Kemudian pesan (informasi) tersebut disampaikan
melalui isyarat (simbol), baik verbal (kata-kata) maupun non verbal (bahasa
tubuh) melalui media komunikasi langsung (tatap muka), TV, Radio, internet,
dll. Setelah pesan diterima melalui indera, maka si penerima mengartikan, atau
menterjemahkan agar dapat dipahami olehnya. Setelah pesan tersebut dimengerti,
maka ada tanggapan atau isyarat yang berisi pesan dari penerima agar pengirim
pesan tahu dampak pesannya terhadap penerima pesan (balikan). Disamping proses
komunikasi diatas, juga ada gangguan yang menghalangi suatu proses komunikasi
yang akibatnya penerima salah mentafsirkan pesan/isyarat tersebut.
Arah komunikasi yaitu bisa secara vertikal (ke atas maupun ke bawah) dan
secara horizontal.
Hambatan dalam komunikasi yang efektif yaitu:
1.
Penyaringan
2.
persepsi selektif
3.
informasi berlebih
4.
Emosi
5.
bahasa, dan
6.
kegelisahan komunikasi
DAFTAR PUSTAKA
Robbins.Stephen P.2003.Perilaku Organisasi Jilid 2.Jakarta: Indeks.
http://nuwrileardkhiyari.blogdetik.com/2013/11/25/komunikasi/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar