MATERI MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR

MATERI MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR

MATERI 1

PENGGUNAAN MESIN-MESIN KOMUNIKASI

KOMPETENSI DASAR 1

Memilih Peralatan

INDIKATOR PEMBELAJARAN

1.Pemilihan peralatan atau sumber daya untuk melaksa-nakan tugas diidentifikasikan dengan benar

2.Jumlah yang diperlukan di-pertimbangkan secara me-nyeluruh 

3.Peralatan dipergunakan sesuai prosedur pemakaian dan instruksi penggunaan 

 A.    PENGGUNAAN INTERKOM/AIPHONE

1.      Pengertian intercom/aiphone

Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan di dalam.

2.      Fungsi intercom

Di lingkungan kantor intercom berfungsi sebagai:

a.       Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak lainnya

b.      Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor

c.       Menghindari mondar-mandirnya para pegawai

d.      Menghemat waktu dan tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor sendiri, sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai

Sedangkan di lingkungan masyarakat intercom berfungsi sebagai:

a.       Sebagai media informasi

b.      Sebagai media pengetahuan

c.       Sebagai media hiburan

3.      Cara mengoperasikannya

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

a.       Intercom yang digunakan di kantor-kantor

1)      Angkat gagang telepon

2)      Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud

3)      Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil tuut-tuut

4)      Lakukan pembicaraan

b.      Intercom yang digunakan pada masyarakat umum (luas)

1)      Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat

2)      Pilih atau cari saluran yang kita tuju

3)      Langsung kita bisa berhubungan dengan orang atau saluran yang kira tuju

B.     PENGGUNAAN TELEPON

1.      Pengertian telepon

Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

2.      Macam-macam pesawat telepon

A.    Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah

B.     PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator

C.     PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator

3.      Cara penggunaan telepon

a.       Penggunaan telepon untuk percakapan local

b.      Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international

C.     PENGGUNAAN HANDPHONE

1.      Pengertian handphone

Yaitu alat komunikasi baik jarak dekat maupun jarak jauh. Dapat berupa komunikasi lisan maupun tulisan.

2.      Macam-macam merk handphone

a.       Sony ericsson

b.      Nokia

c.       Motorola

d.      Samsung

e.       LG

3.      Cara menggunakan handphone

a.       Cara mengirim berita

1)      Tekan tombol yang dituju

2)      Mulailah pembicaraan

3)      Sudah selesai pembicaraan tekan tombol No

b.      Cara menerima berita

1)      Tekan tombol yes

2)      Dengarkan pembicaraan

3)      Tekan tombol No jika pembicaraan sudah selesai

4.      Cara pengisian pulsa

Secara umum pengisian pulsa dapat dilakukan:

a.       Dengan menggunakan kartu ada kartu prabayar dan pasca bayar

b.      Dengan electronic

D.    PENGGUNAAN SWITCHBOARD

1.      Pengertian switchboard

Adalah suatu alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar, di dalamnya terdapat sakelar-sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat dari tempat yang satu ke tempat yang lain.

2.      Macam-macam switchboard

a.       Switchboard dengan system telepon kunci

b.      Switchboard dengan system perburuan

3.      Keuntungan dan kelemahan switchboard

a.       Keuntungannya

1)      Memperluas saluran komunikasi di lingkungan sendiri

2)      Menghemat waktu, tenaga dan biaya

3)      Dapat berhubungan dengan pihak luar

b.      Kelemahannya

1)      Setiap akan melalukan pembicaraan harus selalu melalui operator

2)      Jika menggunakan key system harus mengetahui seluruh nomor telepon yang ada pada perusahaan tersebut

E.     PENGGUNAAN PENJAWAB TELEPON

1.      Pengertian penjawab telepon

Adalah suatu alat yang dapat merekam atau menjawab setiap pesan yang masuk. Fungsinya adalah untuk mengatakan kesibukan seorang pimpinan sehingga pekerjaan tetap dapat dilakukan secara efektif dan efisien

2.      Keuntungan dan kelemahan mesin penjawab telepon

a.       Keuntungannya

1)      Dapat merekam atau menjawab setiap pembicaraan dari luar

2)      Dapat merekam dari dua arah

3)      Orang lain dapat mendengarkan hasil pembicaraan

4)      Dapat memanggil di mana saja kita berada

b.      Kelemahannya

Yaitu terletak pada kemampuannya dalam merekam hanya 5 menit sekali.

F.      PENGGUNAAN TELEX

1.      Pengertian telex

Adalah suatu alat pengirim berita jarak jaug atau mesin pengirim berita yang gunanya untuk menyampaikan berita-berita dari satu ke tempat yang lain, baik dalam maupun luar negeri.

2.      Bagian-bagian dan fungsi telex

a.       Rol kertas yang berfungsi untuk mengetik naskah yang akan dikirim.

b.      Papan tuts yaitu tempat tuts-tuts mesin itu disusun.

c.       Rol pita kertas berfungsi untuk merekam hasil ketikan dari berita yang telah ditentukan

3.      Cara menggunakan telex

a.       Kegiatan merekam

1)      Tekan tuts yang berkode “l” dan tuts yang berkode “0” secara bersamaan

2)      Ketik naskah yang akan dikirim

3)      Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara:

-          Tekan tombol yang berkode”↓” sampai batas pada pita kertas rekaman yang tidak berlubang.

-          Tekan tombol yang berkode “-“ dan tombol ON kemudian pita rekaman disobek

b.      Kegiatan mengirim

1)      Masukkan pita rekaman yang telah disobek tadi ke tempat alat pengirim

2)      dDikirim ke dalam atau keluar negeri. Jika dikirim ke dalam negeri tekan tombol yang berkode “0”

3)      Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim

4)      Setelah menyahut, kemudian tekan tombol new line key dua kali

5)      Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai

G.    PENGGUNAAN FAKSIMILE

1.      Pengertian facsimile

Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh.

2.      Fungsi facsimile

a.       Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan

b.      Untuk menerima informasi dari berbagai tempat

c.       Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori maka facsimile dapat difungsikan untuk:

1)      Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar

2)      Mencetak sampai beberapa lembar kopi

3)      Menyimpan berbagai alamat

3.      Keuntungan facsimile

a.       Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas

b.      Waktu yang lebih cepat

c.       Data yang akurat

d.      Hemat tenaga dan biaya

e.       Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya

4.      Cara pengoperasian facsimile

a.       Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah

b.      Siapkan nomor jaksimile yang akan dituju

c.       Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan

d.      Tekan tombol YES

e.       Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board

f.       Lalukan pengkopian

H.    PENGGUNAAN MESIN DIKTE

1.      Pengertian mesin dikte

Dalam kamus administrasi perkantoran diartikan bahwa mesin dikte merupakan mesin kantor yang dipergunakan untuk mencatat surat kata demi kata dari dikte yang dilakukan secara lambat-lambat, sehingga dapat dicatat menjadi tulisan oleh seorang pegawai.

2.      Fungsi mesin dikte

a.       Untuk mencatat atau merekam hal-hal yang berkenaan dengan penugasan yang diberikan pimpinan kepada bawahan

b.      Untuk mendiktekan surat-surat dengan cepat yang dilakukan oleh seorang pegawai

3.      Cara menggunakannya

a.       Untuk printer

1)      Tekan tombol power

2)      Tekan tombol printer

b.      Untuk facsimile

1)      Tekan tombol power

2)      Tekan nomor facsimile yang dituju

3)      Tunggu jawaban

c.       Untuk scanner

1)      Tekan tombol power

2)      Tekan perintah scanner

PENGGUNAAN MESIN MICROFILM, TRANSPARANCY MAKER, DAN OHP

A.    PENGGUNAAN MESIN MIKROFILM

1.      Pengertian mesin microfilm

Menurut ensiklopedi administrative diartikan microfilm yaitu film berukuran 8 atau 16 milimeter yang dipergunakan untuk mengawetkan warkat-warkat yan pada akhirnya akan rusak apabila disimpan terlalu lama apalagi di bawah udara yang berubah-ubah.

2.      Bentuk-bentuk microfilm

a.       Microfilm roll

1)      Roll film ukuran 16 mm x 100 feet

2)      Roll film ukuran 35 mm x 100 feet

b.      Microfilm jaket

Berupa strip film yang berisi 12 frame yang dimasukkan ke dalam kantong plastic ukuran 4 x 6 inci yang dapat memuat 5 jalur atau 12 x 5 = 60 arsip.

c.       Microfiche

1)      Microfiche yang dibuat langsung dengan microfiche camera processor

2)      Microfiche yang dibuat secara tidak langsung yaitu dengan menduplikasikan microfilm jaket menjadi mikrifiche memakai peralatan microfilm duplicator

d.      Microfilm aparatur card

Berbentuk lembaran film yang berukuran 35 mm.

e.       Microfilm cartridge

Bentuknya seperti roll film tetapi berada dalam kotak dengan film berukuran 16 mm x 100 feet.

3.      Macam-macam peralatan microfilm

a.       Camera berfungsi untuk memotret atau mengambil gambar arsip pada suatu film

b.      Prodessor berfungsi untuk memproses atau mencuci film-film yang sudah berisi arsip sebagai hasil kerjaan kamera

c.       Duplicator berfungsi untuk mengadakan atau membuat kopi film

d.      Reader berfungsi untuk membaca microfilm melalui layar monitor seperti layar televise

e.       Reader printer, tidak saja dipakai sebagai alat baca tetapi juga untuk mencetek kembali microfilm yang dibaca ke dalam bentuk kertas dengan berbagai ukuran

B.     PENGGUNAAN TRANSPARANCY MAKER

Transparancy ada dua jenis yaitu:

1.      Intra red dengan ciri-ciri:

a.       Salah satu sudutnya terpotong

b.      Warna transparansi tidak bening (agak buram)

c.       Tulisan atau gambar tidak dapat dihapus

d.      Harus menggunakan alat transparancy maker waktu menulis atau menggambar

2.      Write on dengan ciri-ciri:

a.       Transparansi warnanya bersih atau bening

b.      Lembar transparansi bisa langsung ditulisi

c.       Dapat dihapus

Cara menggunakan transparency maker adalah:

1.      Tulis atau ketik materi yang akan dipresentasikan di atas kertas HVS ukuran kuarto, dengan batas luar 2 cm dari atas dan bawah, kanan dan kiri

2.      Kemudian kertas difotokopi dengan mesin fotokopi Xerox atau merk lainnya

3.      Letakkan hasil fotokopi di atas lembar transparansi dan yang terpotong sudutnya diletakkan di kanan atas

4.      Atur tombol menurut terang/gelap, hasil yang diinginkan

5.      Tempatkan materi/bahan  di tengah mesin dan masukkan dengan sedikit didorong ke dalam

C.     PENGGUNAAN OHP (OVERHEAD PROJEKTOR)

Keunggulan OHP antara lain:

1.      Gambar atau tulisan dapat diperbesar dengan perbandingan 1,5 sampai 2 kali dari aslinya

2.      Terdapat tombol pengatur focus pencahayaan

3.      Refleksi lensa dapat diatur

4.      Bila lampu mati, ada lampu cadangan yang secara otomatis dapat menyala

Di samping itu OHP juga memiliki keuntungan yaitu:

1.      Mudah penggunaannya

2.      Dapat menjelaskan sesuatu sambil bertatap muka dengan hadirin atau peserta

3.      Menghemat waktu

4.      Tidak perlu dipadamkan ketika pembicara memberikan penjelasan sehingga peserrta mudah melakukan pencatatan

MATERI 2

PENGGUNAAN MESIN-MESIN PENGGANDAAN

KOMPETENSI DASAR 2

Mengoperasikan Peralatan

INDIKATOR PEMBELAJARAN

1. Peralatan dipergunakan sesuai prosedur pemakaian dan instruksi penggunaan 

2.Kerusakan diidentifikasi se-cara benar dan mengambil tindakan perbaikan sesuai instruksi penggunaan 

A.    PENGGUNAAN MESIN STENSIL

1.      Mesin stensil manual

Memiliki ciri-ciri yaitu:

a.       Digerakkan dengan tenaga manusia

b.      Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis

c.       Tinta yang digunakan adalah tinta berwarna

d.      Sheer yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stencil cutter sebagai sheet master

e.       Ukuran kertas maksimum ialah folio (8,5 inci x 13 inci)

2.      Mesin stensil listrik

Keuntungan mesin stensil listrik jika dibandingkan dengan mesin stensil manual adalah:

a.       Hasil penggandaan tampak lebih bagus

b.      Pengoperasian mesin lebih mudah

c.       Tinta yang diperlukan lebih irit

d.      Tenaga yang diperlukan lebih ringan

B.     PENGGUNAAN MESIN PEREKAM STENSIL SHEET ATAU SCANNER

1.      Bagian-bagian mesin scanner

Di bawah ini merupakan bagian-bagian mesin scanner dengan merk Gestetner tipe 455

a.       Rol pemasang sheet

b.      Rol pemasang warkat yang akan disalin

c.       Jarum scanner atau jarum percikan api

d.      Tempat memasang jarum

e.       Tombol untuk menghidupkan mesin (ON)

f.       Tombol untuk mematikan mesin (OFF)

g.      Tombol pengatur panasnya sinar

h.      Tombol pengatur ketajaman hasil tulisan yang terdiri atas enam angka yaitu 0-5.

i.        Tombol pengatur pemutar warkat

2.      Cara kerja mesin scanner

Bahan gandaan yang asli dan gandaan induk dipasang pada silinder mesin scanner yang asli di sebelah kiri dan stensilnya di sebelah kanan. Warkat berputar dan disoroti dengan sinar listrik  yang terus tembus  pada lembaran induk. Alat peraba di sebelah kiri meraba bahan gandaan sebelah kanan dan pada saat yang sama pula sebuah stylus  memindahkan gandaan pada lembaran induk stensil berupa lubang-lubang yang sama dengan huruf dan tanda pada naskah asli. Huruf-huruf pada warkat itu lebih banyak menyerap panas dan akan menimbulkan salinan-salinan sesuai dengan tulisan aslinya.

C.     PENGGUNAAN MESIN SPIRIT DUPLICATOR

Mesin ini dapat memperbanyak warkat dalam jumlah yang banyak sesuai dengan kebutuhan yang dibutuhkan.

Langkah-langkah operasional:

1.      Pasanglah lembaran induk pada silinder mesin. Rekam karbon yang terbalik (negative) berada di luar

2.      Angkat tempat cairan dan balikkanlah pada tempatnya

3.      Putarlah silinder berulang-ulang untuk membasahi master copynya

4.      Masukanlah kertas pada tempatnya di bagian belakang

5.      Buatlah kopi sebagai percobaan

6.      Atur letak kertas dengan tepat

7.      Putarlah sekian kali menurut kebutuhan

8.      Setelah selesai memutar lepaskanlah master copynya

9.      Tutuplah mesin dengan rapi

D.    PENGGUNAAN MESIN FOTO KOPI

Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan. Sebab, dalam mesin fotokopi terdapat system zoom, system reduction, system fullsize, dan system document feeder

a.       System zoom

Adalah system fotokopi yang dapat memperbesar hasil kopi dari aslinya

b.      System reduction

Adalah system fotokopi yang dapat memperkecil hasil fotokopi dari aslinya

c.       System fullsize

Adalah system fotokopi yang hasil kopinya sesuai atau sama dengan aslinya

d.      System document feeder

Adalah system fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen hasil fotokopi dari dokumen yang berbeda berdasarkan nomor urut halaman

E.     FRIPORT ATAU RISOGRAPH

Keunggulannya yaitu:

1.      Berkemampuan sampai 120 lembar per menit

2.      Dapat mengkopi dengan menggunakan kertas tipis (46 gram) hingga kertas tebal (210 gram) dengan menggunakan master khusus yang dibuat pada mesin itu juga secara elektronik

3.      Dapat memperbesar atau memperkecil, menggabung dua original dan tintanya dapat diganti warna menurut selera

4.      Efisien untuk mengganda dalam jumlah besar dan tenaga listrik yang diperlukan kurang dari 500 watt

F.      TERMOCOPIER

Juga disebut thermoflax. Berguna untuk:

1.      Membuat master spirit duplicator menggunakan thermo master unit

2.      Membuat transparency film untuk OHP menggunakan infrared transparency film

3.      Melaminasi dokumen dengan menggunakan laminating film

G.    OFFSET

Macam-macam mesin offset:

a.       Offset kecil

b.      Offset sedang

c.       Offset besar

MATERI 3

MEMELIHARA PERALATAN KANTOR

KOMPETENSI DASAR 3

Memelihara Peralatan

INDIKATOR PEMBELAJARAN

1.Peralatan atau sumber daya dipelihara sesuai instruksi penggunaan

2. Pemeliharaan dilakukan agar peralatan memenuhi persyaratan dari pabrik

3. Pencatatan pemeliharaan di-lakukan sesuai instruksi penggunaan

4.Peralatan dan sumber daya disimpan sesuai instruksi penggunaan 

 

      A.    KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA

Pengertian keselamatan dan kesehatan kerja adalah aturan-aturan yang berkaitan dengan keselamatan dan kesehatan kerja yang ditujukan untuk mencegah dan melindungi tenaga kerja dari risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja.

B.     FACTOR PENYEBAB DAN AKIBAT KECELAKAAN KERJA

Kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat terjadi pada saat seseorang mengoperasikan alat kerja atau alat produksi antara lain sebagai berikut:

1.      Pekerja yang bersangkutan belum terampil atau belum mengetahui cara menggunakan alat-alat tersebut

2.      Pekerja tidak hati-hati, lalai, dalam kondisi terlalu lelah atau dalam keadaan sakit

3.      Tidak tersedia alat-alat pengaman

4.      Alat kerja atau alat produksi yang digunakan dalam keadaan tidak baik atau tidak layak pakai

Bencana kecelakaan kerja tersebut dapat menimbulkan korban dan kerugian dalam bentuk:

1.      Pekerja atau  orang lain meninggal atau luka

2.      Alat produksi rusak

3.      Bahan baku dan bahan produksi lainnya rusak

4.      Bangunan terbakar atau roboh

5.      Proses produksi terhenti atau terganggu

C.     RUANG LINGKUP DAN TUJUAN K3

Berdasarkan ketentuan pasal 2 Undang-undang Nomor 1 Tahun 1970 bahwa yang diatur dalam Undang-undang nomor 1 Tahun 1970 ialah keselamatan kerja dalam segala tempat kerja baik di darat, di dalam tanah, di permukaan air, di dalam air maupun di udara yang berada di dalam wilayah kekuasaan hukum Republic Indonesia.

Tujuan dan sasaran Undang-undang Nomor 1 Tahun 1970 tentang keselamatan kerja antara lain:

1.      Agar tenaga kerja dan setiap orang lainnya yang berada dalam tempat kerja selalu dalam keadaan selamat dan sehat

2.      Agar sumber-sumber produksi dapat dipakai dan digunakan secara efisien

3.      Agar proses produksi dapat berjalan secara lancer tanpa hambatan apapun

D.    MENJAGA K3 ALAT KERJA

Penggunaan alat kerja harus selalu memperhatikan beberapa hal antara lain sebagai berikut:

1.      Penggunaan alat harus sesuai dengan pletunjuk penggunaanya

2.      Alat-alat kerja dipakai sesuai dengan peruntukannya

3.      Penggunaan alat harus disesuaikan dengan kemampuan atau daya kerja alat tersebut.

4.      Setiap pegawai yang akan mempergunakan alat-alat telah memiliki keahlian dan terampil dalam menggunakan alat tersebut

5.      Setiap pegawai telah mengerahui kelebihan klelemahan dan bahaya yang mungkin timbul sebagai akibat dasri alat kerja yang dipakai

6.      Agar alat kerja selalu dalam keadaan baik dan saat dipakai dapat bekerja dengan baik maka selalu memerlukan pemeliharaan dan perawatan secara rutin.

7.      Pada waktu tertentu alat-alat perlu diservis, direparasi dasn diganti komponen-komponennya yang sekiranya perlu segera diperbaharui

E.     LANGKAH-LANGKAH PERAWATAN UMUM MESIN TIK/ALAT KANTOR

1.      Pemeliharaan dan perawatan barang

Manfaatnya yaitu:

a.       Barang-barang akan terpeliharaw dengan baik sehingga jarang terjadi kerusakan

b.      Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat

c.       Menghindari kehilangan karena terkontrol terus

d.      Menghindari penyimpanan yang tidak teratur

e.       Dengan terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik

2.      Macam-macam pemeliharaan atau perawatan barang

a.       Menurut kurun waktu

1)      Pemeliharaan sehari-hari

2)      Pemeliharaan berkala

b.      Menurut jenis barang

1)      Barang bergerak

2)      Barang tidak bergerak

3.      Cara pemeliharaan dan perawatan barang kantor

a.       Selalu membersihkan barang secara teratur

b.      Selalu memperbaiki barang yang rusak

c.       Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing-masing

d.      Selalu menyimpan kembali barawng yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan gaik dan benar

e.       Selalu mengoperasikan atau menggunakan barang kantor sesuai dengan petunjuk dan aturan pemakaiannya

4.      Pemeliharaan mesin-mesin kantor

Pengurusan pemeliharaannya daplat ditempuh dalam tiga cara sebagai berikut:

a.       Kontrak pemeliharaan

b.      Servis perorangan

c.       Servis kantor (company operated service)

5.      Langkah-langkah perawatan mesin kantor

a.       Mesin tik manual

1)      Bersihkan semua kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan menggunakan kain lap yang halus

2)      Bersihkan jari-jari tuts dengan mempergunakan sikat yang halus

3)      Periksa semua kunci apakah semua dalam keadaan normal

4)      Bersihkan penggulung kertas dengan membuka penutup silinder

5)      Apabila dipandang perlu, bersihkan dengan menggunakan minyak mesin tik

6)      Periksa pita mesin tik aopakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai

7)      Apabila mempergunakan cairan penghapus, mulailah mengetik lagi aplabila penghapus itu benar-benar telah mongering

b.      Mesin tik listrik

1)      Bersihkan mesin tik sebelum mulai mengetik

2)      Periksa lebih dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan normal

3)      Sebelum mulai mengetik bebaskan dahulu semua kunci

4)      Cara menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal tipisnya atau jumlah lembaran kertas yang akan diketik

5)      Tenaga yang diperlukan disesuaikan dengan alilran listrik rumah atau kantor

6)      Apabila dalam keadaan tidak dipakai, steker hendaknya dicabut dari stop kontak

7)      Tutuplah mesin menggunakan penutup mesin

c.       Mesin pelubang kertas

1)      Bersihkan pelubang itu setiap saat

2)      Pakailah sedikit minyak pada tempat-tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan pisau pelubang dapat lancar bergerak

3)      Bukalah penutup pelubang kertas yang ada di bawah apabila potongan kertas yang ada di dalamnya sudah penuh

4)      Masukkan warkat yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan kemampuan mesin pelubang kertas tersebut

d.      Mesin penomor

1)      Bersihkan bak tinta

2)      Bersihkan indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat yang lunak

3)      Silinder angka dibersihkan dengan menggunakan sikat yang halus

4)      Bibir nomorator dibersihkan dengan menggunakan lap pbersih sehingga apabila digunakan tidak mengotori kertas

e.       Mesin penjepret kertas

1)      Bersihkan penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada lubang pengatur dasn perut kawat jepret

2)      Apabila dipandang perlu, olesi dengan sedikit minyak plada as penjepret kertas

3)      Pakailah untuk menjepret waekat sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut

f.       Mesin pemotong kertas

1)      Bersihkan mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak berkarat

2)      Minyakilah mesin pada tempat tertentu sehingga mesin mudah dioperasikan

3)      Pergunakan mesin sesuai dengan kemampuannya

g.      Mesin stensil manual

1)      Bersihkan body mesin dengan menggunakan lap yang bersih

2)      Bersihkan baki kertas dan baki penadah

3)      Bersihkan pembungkus rol terhadap sisa-sisa tinta stensil yang melekat pada pinggir sebelah kanan dan kirpi

4)      Bersihkan semua kotoran yang melekat plada bagian mesis setelah penyetensilan

h.      Mesin stensil listrik

1)      Bersihkan body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan menggunakan lap yang bersih

2)      Bersihkan baki kertas dan baki penadah dari tinta stensil yang menempel

3)      Cabutlah steker dari stop kontak setiap selesai melakukan penggandaan dan posisi mesin dalam posisi off

4)      Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau silinder mesin

5)      Pada tempat-tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat sejenis sikat yang lunak

6)      Tutuplah mesin setelah selesai menyetensil

F.      LANGKAH-LANGKAH MEREPLACE/REFILL SPAREPART/SUPPLIES BERDASARKAN MANUAL BOOK

1.      Langkah-langkah replacement/perbaikan

a.       Buatlah jadwal rutin kegiatan perbaikan

b.      Catatlah alat-alat dan mesin kantor yang akan diperbaiki kemudian tandailah atau pisahkan dengan alat yang tidak akan diperbaiki

c.       Tentukan bagian-bagian apa saja yang akan diperbaiki atau yang harus diganti

d.      Prediksi jumlah biaya yang akan dikeluarkan untuk rencana perbaikan

e.       Tentukan siapa yang akan menjadi pelaksana perbaikan

f.       Pastikan alat-alat dan mesin kantor yang diperbaiki selalu mendapatkan garansi jika pelaksana perbaikan diserahkan ke pihak lain

2.      Langkah-langkah mengganti suku cadang/refill sparepart

Yang perlu diperhatikan adalah:

a.       Bagian-bagian suku cadang yang akan diganti harus memenuhi persyaratan teknis sesuai dengan yang tertuang dalam buku petunjuk dari merek dan jenis barang yang akan diperbaiki

b.      Suku cadang baru harus sesuai dengan kondisi suku cadang yang diganti

c.       Pada saat mengganti komponen suku cadang haruslah tepat, baik cara pemasangannya maupun letak dan posisi alat sehingga tidask menyebabkan alat menjadi kurang berfungsi dengan sempurna bahkan menjadi tidak berfungsi

d.      Pemasangan suku cadang dari alat yang diganti haruslah dilakukan oleh ahlinya dan memiliki kemampuan teknis

e.       Suku cadang baru harus memenuhi kualifikasi standar dari pabrik sehingga dapat memenuhi syarat-syarat dari segi kualitas, kemampuan, daya kerja, kapasitas dan sebagainya

f.       Penggantian suku cadang dan persediaannya selalu dibeli dan diperoleh dari agen resmi dari jenis dan merek barang yang dipakai